Cách dễ nhất để quản lý khách mời là gửi mỗi người một link thiệp có tên họ, để khách tự bấm xác nhận có tới, đi mấy người. Bạn xem tất cả câu trả lời ở một trang, nhắc đúng người chưa trả lời, rồi chốt số bàn với nhà hàng.
Lập danh sách trước khi gửi
Chia khách thành nhóm: họ hàng nhà trai, họ hàng nhà gái, bạn học, đồng nghiệp, bạn của bố mẹ. Mỗi nhóm nên có một người phụ trách mời và nhắc. Ghi rõ ai đi một mình, ai đi cùng gia đình, để ước lượng số chỗ ngay từ đầu.
Gửi link có tên từng người
Thay vì một link chung, hãy tạo link riêng cho từng khách hoặc từng gia đình. Khi mở thiệp, khách thấy tên mình trên thiệp, cảm giác được mời trân trọng hơn. Link riêng còn giúp bạn biết câu trả lời nào là của ai, kể cả khi khách quên ghi tên.
Để khách tự xác nhận tham dự
Trên thiệp có nút xác nhận: khách chọn sẽ tới hay không tới được, ghi số người đi cùng và lời nhắn nếu muốn. Không ai phải gọi điện hỏi từng người, và khách cũng không ngại khi báo không tới được.
Theo dõi và nhắc
- Xem ở trang quản lý thiệp: bao nhiêu người đã trả lời, bao nhiêu người sẽ tới, tổng số khách.
- Khoảng một tuần trước tiệc, nhắn riêng cho những người chưa trả lời. Một câu là đủ: "Bạn xác nhận giúp mình trên thiệp nhé."
- Người phụ trách từng nhóm gọi cho người lớn tuổi, vì họ ít bấm nút trên điện thoại.
Chốt số bàn
Nhà hàng thường cần số bàn trước vài ngày. Lấy tổng số khách đã xác nhận, cộng thêm một phần dự phòng cho những người quen hay đến mà không báo. Con số này sát thực tế hơn nhiều so với đếm theo danh sách mời.
Lời chúc sau buổi tiệc
Khách gửi lời chúc ngay trên thiệp. Bạn duyệt trước khi lời chúc hiện ra, nên không lo bị tin rác. Sau tiệc, đọc lại toàn bộ lời chúc ở một chỗ.
Cách này dùng được cho mọi loại tiệc, từ thiệp cưới online tới thiệp mời sự kiện online.