RSVP là phần khách cho biết mình có tới dự hay không, và đi mấy người. Gom sớm giúp bạn chốt số bàn với nhà hàng, chuẩn bị chỗ ngồi và phần quà cho khách. Câu hỏi nhiều cặp đôi lo nhất là: khách của mình, nhất là các cô bác lớn tuổi, có chịu dùng không?
Kinh nghiệm từ các thiệp đã chạy là: khách dùng được, miễn là đường đi ngắn và bạn nói trước một câu.
Một cú chạm là xong
Trên thiệp mythiep, khách mở link là thấy ngay khối xác nhận tham dự. Khách điền tên, chọn "Có tới" hoặc "Không tới được", chỉnh số người đi cùng bằng hai nút cộng trừ, rồi bấm gửi. Ô lời nhắn cho gia chủ là tùy chọn, không bắt buộc, nên khách không phải nghĩ nhiều.
Không cần tạo tài khoản, không cần cài ứng dụng. Khách mở trên điện thoại, bấm vài lần là xong. Với khách quen dùng điện thoại, cả thao tác mất chưa tới một phút.
Khách điền dở rồi tắt trang thì chưa có gì được ghi lại, vì chỉ lượt bấm gửi cuối cùng mới vào danh sách. Bạn không phải lo những ô nháp lẫn vào số liệu, và cũng không cần nhắc khách phải giữ nguyên trang.
Khách lớn tuổi vẫn dùng được, nếu bạn dẫn đường
Điều quyết định không phải tuổi của khách, mà là bạn có nói trước hay không. Khi gửi link, kèm một câu ngắn: "Cô mở link này giúp con, kéo xuống dưới có nút xác nhận tham dự ạ". Một câu chỉ đường đủ để khách biết cần tìm gì.
Với khách không dùng điện thoại thông minh, con cháu trong nhà mở hộ rồi điền thay cũng được, miễn là ghi đúng tên. Nếu gia đình có nhiều khách lớn tuổi, bạn có thể gọi điện hỏi và điền hộ, thao tác trên dashboard chỉ mất vài giây.
Link riêng giúp khách thấy đúng tên mình
Khi bạn tạo link riêng cho từng khách, thiệp mở ra chào đúng tên người đó. Khách bấm xác nhận là lượt trả lời tự gắn với tên đã có, bạn không phải dò xem ai vừa trả lời. Với những người mời cả gia đình, bạn tạo một link cho cả nhà, khách điền số người đi cùng, phần tổng số khách cứ thế mà cộng lên.
Nếu lỡ gửi chung một link không kèm tên, khách vẫn xác nhận bình thường, chỉ là bạn phải tự đối chiếu tên khách gõ với danh sách của mình. Với tiệc vài chục khách thì không sao, với tiệc vài trăm khách thì link riêng đỡ cho bạn khá nhiều việc.
Chủ tiệc nhìn thấy gì
Mỗi lượt xác nhận mới sẽ được gom vào mục Phản hồi trong dashboard của thiệp đó. Ở đó bạn thấy ai đã nhận lời, ai báo không tới được, tổng số người sẽ đến, và những lời nhắn khách gửi kèm. Bạn cũng nhận được thông báo qua email để không bỏ sót lượt trả lời nào.
Việc đối chiếu với danh sách khách mời cũng nằm cùng một chỗ, nên bạn biết ai chưa trả lời để hỏi lại. Đừng đợi tới sát ngày mới nhắc: gửi thiệp trước hai đến ba tuần, và nhắc lại một lần trước ngày cưới khoảng một tuần.
Con số đáng quan tâm nhất là tổng số người sẽ đến, không phải số lượt trả lời, vì một gia đình bốn người chỉ tính là một lượt. Đối chiếu con số đó với số bàn nhà hàng đã giữ để kịp điều chỉnh trước ngày cưới.
Bốn tình huống hay gặp
- Khách bấm nhầm "Có tới" rồi muốn đổi: khách gửi lại lần nữa, lượt trả lời mới nhất được ghi nhận.
- Khách không rõ đi mấy người: cứ để một người, tới gần ngày bạn cập nhật sau khi hỏi lại.
- Khách hỏi đường hoặc giờ đón khách: trả lời ngay trong ô lời nhắn, hoặc dẫn link tới khối bản đồ và lịch trình trên thiệp.
- Khách chỉ gửi lời chúc mà quên xác nhận: bạn chủ động hỏi lại, vì lời chúc và xác nhận là hai phần riêng.
Cách giới thiệu RSVP khi gửi link
Một mẫu câu ngắn dùng được cho nhiều kiểu khách: "Tụi con gửi thiệp mời cô chú. Cô chú mở link, kéo xuống phần xác nhận tham dự giúp con trước ngày 05/09 nhé. Cô chú đi mấy người thì ghi luôn số người đi cùng ạ." Ngắn, có việc cần làm, có hạn chót.
Với khách của bố mẹ, nhờ bố mẹ gửi kèm lời nhắn sẽ tự nhiên hơn. Với bạn bè, một tin nhắn ngắn là đủ, vì phần lớn đã quen với việc bấm link.
Chốt lại
Khách không ngại RSVP online, khách chỉ ngại phải đoán. Link gọn, nút rõ, có một câu hướng dẫn trước, và một lời nhắc đúng lúc. Làm được ba việc đó thì danh sách khách của bạn sẽ tự đầy trước ngày cưới.